公文
通知、请示、说明函用文字组件。标题、正文、附件说明分开样式，改发文字号时不动正文。
写公文、填报表、排幻灯片、批扫描PDF，往往要在几套窗口之间来回切。WPS Office把文字、表格、演示和PDF收进同一工作台，中文界面下改红头标题、汇总部门数字、导出汇报页可以连续做完。需要WPS下载或WPS Office下载时，请使用文中的WPS中文版入口。
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一体不是把所有内容糊进同一个文件，而是三种稿互相引用、一次送阅。公文负责句子和发文号，报表负责科目和汇总，幻灯片只放结论和一张关键表。WPS Office四个组件可以跳转，文件仍按类型存放，避免把工资明细写进演示页。排的时候先定“哪一份是数字源头”，函和幻灯片都指向那张表，送阅才不会各改各的口径。页眉发文字号和页脚单位名称放在模板里改一次，不要在每一页手敲。
通知、请示、说明函用文字组件。标题、正文、附件说明分开样式，改发文字号时不动正文。
部门数字、费用、清单用表格。能公式就算，函和幻灯片只引用行号，不手抄结果。
汇报只放口径和一张图。详细过程写“见共享表”，页脚单位名称放在母版。
对外和归档走PDF。需要继续改的内容保留可编辑云稿，不要只留扫描件。
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外部门用微软组件存的docx、xlsx、pptx，WPS Office大多能打开。仍要人工看首页、末页、目录和表头：非常用字体、旧式宏、复杂动画最容易走样。能打开不等于排版已经可以送印。打印前在本机换成单位规定字体通读一页，比只看文件图标是否能双击更要紧。
| 来稿格式 | 一般能保住 | 打开后必须目视 |
|---|---|---|
| docx公文 | 正文样式、批注、修订 | 单位规定字体、域代码、分节页眉 |
| xlsx报表 | 常用函数、筛选、冻结窗格 | 宏、外部取数、阵列公式 |
| pptx幻灯片 | 母版、标题、图片占位 | 触发动画、嵌入音视频 |
| 扫描PDF | 阅读和批注框 | 纯图片页需先转写再当正文 |
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会签放在共享文件夹里，按科室排队，不要把同一份稿在群里来回@。第一轮只给评论权，条款和金额谈拢后，再给对口编辑权。WPS Office批注写清“第几条、哪一格”，比只写“再看看”有用。一轮只处理一类意见，接受修订后再请下一科室，避免行政改措辞的同时财务改金额，对完又对不上。
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工位电脑负责长文、复杂表和母版。手机只补一个数、回一句批注、拍一张凭证说明。WPS Office同一账号下，手机改过的单元格电脑打开还在；不要在手机另存“外出改.zip”发回邮箱。出门前确认文件已在云文档，路上弱网只处理指定格，回到工位先刷新再继续排版和打印。
| 端 | 交给它的活 | 不要在这端做 |
|---|---|---|
| 工位电脑 | 标题层级、公式、打印区域、母版 | 用另存桌面代替交稿 |
| 手机 | 指定单元格补录、短批注、看会签进度 | 改多级标题、拖演示页序、调列宽 |
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另存副本是公文和报表分叉的第一原因。行政以为桌面上的是终稿，财务还在改云表，汇报页上的数就停在上周。WPS Office允许另存，但跨部门进行中的稿必须回到共享主文件。科室盘抽查包可以留，文件名写上导出时间并禁止继续改；发现两套数字时先停写，把副本多出来的说明并回主文件，再删掉或归档副本。
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说明函和费用表可左右对照，改函里的引用行号时能看见表。适合行政财务对口径，不必来回切窗口。
转成可编辑文字后，印章仍用框标出原位置。不要把识别层直接当正式公文发出。
共享文件夹可标当前轮到哪一科室。减少群里同时@三个人、结果谁都没改的情况。
补录完成回到工位，可重新锁定列宽和冻结。避免外出误滑把打印区域带乱。
从云文档另存本地会提示主稿仍在共享。提醒跨部门同事不要把副本继续当正式数。
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外部门常把盖章扫描件当正式稿发过来。WPS Office可以转成可检索文字，便于摘数字和做批注，但识别受拍照倾斜、印章覆盖影响。关键金额和条款必须人工看一眼，转写结果不能直接会签发出。识别层用来检索和对照，正式发文仍用校对过的文字稿或请对方补可编辑文件。
| 扫描件情况 | 转写后怎么用 | 不能怎么用 |
|---|---|---|
| 文字清晰、印章不压条款 | 校对后抄关键句进文字稿 | 不把识别层直接当发文 |
| 表格拍照略歪 | 只摘金额到共享表，格子重排 | 不在识别表上做汇总公式 |
| 印章压住数字 | 按纸质件或请对方补电子稿 | 不猜测被挡住的位数 |
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还没有安装时，请转到下载页获取Windows中文安装包，或使用macOS、iOS、Android入口。装好WPS中文版后，再套公文模板、开会签、导出PDF。需要WPS下载或WPS Office下载，请用下载页主按钮，不要改用聊天里的转发包。装完先打开样例公文和报表，确认字体和常用函数都在，再点同事的共享链接。
获取WPS下载、WPS Office下载与WPS中文版安装包，请走下载页，装完即可在同一工作台处理公文、报表、幻灯片和PDF。
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